Infocopy, líder de soluciones de impresión, consultor de procesos de negocio y Business Partner Premium de Kyocera Document Solutions, recomienda el método de validación de documentación basado en la firma digital como uno de los más eficientes y seguros en la actualidad. Este método es capaz de reemplazar el proceso manual de firma y validación, lo que lo convierte en una alternativa ideal para el trabajo remoto y las oficinas habituales.
En términos más específicos, Infocopy recomienda diferentes procesos, todos ellos creados por Kyocera, empresa que ofrece soluciones inteligentes para empresas. Cada método tiene como objetivo demostrar qué se ha validado, por quién y cuándo, pero varían en función del método utilizado, el tipo de registro y la complejidad de la validación.
Entre los diferentes métodos que recomienda Infocopy se encuentra la estampación de sello, que permite incluir información personalizada y muestra en el documento validado el nombre del usuario, la fecha y el título de la acción efectuada. Otro método que recomienda es la firma con certificado electrónico, que vincula los datos de verificación de firma a un firmante y garantiza la identidad del usuario. La firma biométrica, que es parecida al proceso manual de firma sobre papel, garantiza la integridad total del documento y registra la presión del lápiz, la velocidad de escritura y la aceleración. La firma OTP se utiliza para ordenar transferencias bancarias y se basa en una contraseña personal y un código de un único uso con validez circunstancial. El sellado de tiempo garantiza que unos datos han existido y no han sido alterados desde un momento concreto en el tiempo, y el Tercero de Confianza sirve como mediador entre distintas partes en el proceso y la custodia de copias de documentos.
En definitiva, la firma digital resulta ser una metodología sumamente funcional para la firma de documentación, especialmente útil para contratos laborales, facturas de proveedores y aprobaciones de gastos. Este método es capaz de reducir los trámites presenciales, lo que favorece la confiabilidad en los procesos gracias a la total seguridad que ofrece la firma de documentos digitales por su validez legal.
