En la era actual, donde la globalización y el dinamismo del mercado exigen una gestión eficiente y efectiva, los viajes de negocios han recuperado su lugar como un pilar fundamental para el éxito empresarial. La Global Business Travel Association (GBTA) destaca que más del 86% de las organizaciones consideran esencial el viaje para alcanzar sus objetivos, ya sea en términos de captación de clientes, presentaciones corporativas, o gestión de equipos a gran escala. Ante este escenario, optimizar la gestión y los costes asociados a los viajes de negocio se ha convertido en una prioridad.
Consultia Business Travel®, aprovechando su solución digital Destinux®, presenta un conjunto de cinco estrategias clave enfocadas en maximizar la eficiencia en los viajes de negocios, permitiendo a las empresas ahorrar hasta un 20% en costes.
1. **Digitalización de la gestión**: La implementación de una herramienta que digitalice la gestión de los viajes promueve la eficiencia, la seguridad, y la transparencia. La automatización de tareas y la visibilidad en tiempo real de los gastos, por medio de sistemas que asignan digitalmente los gastos a proyectos o unidades específicas, no solo ahorran tiempo, sino que también reducen los costes en un 6%.
2. **Política de gastos personalizada**: Adaptar la política de gastos a las necesidades actuales de los viajeros es crucial. Desde establecer límites realistas hasta ofrecer opciones de alojamiento y transporte que concuerden con los valores corporativos, incluyendo la preocupación por el impacto ambiental, pueden contribuir significativamente al uso eficiente de los recursos. Las empresas podrían ahorrar entre un 5 y un 15% de su presupuesto para viajes de negocio.
3. **Centralización de datos económicos**: Consolidar toda la información relacionada con los viajes, desde gastos individuales hasta contratos con proveedores, proporciona una base sólida para decisiones informadas. Además, el ahorro de tiempo en la búsqueda de información puede ser del 75%, lo que representa un ahorro significativo cuando se trata de preparar presupuestos.
4. **Acceso a tarifas y programas especiales**: Aprovechar las tarifas negociadas y los programas de fidelización ofrece oportunidades para reducir los costes de viaje mientras se maximiza el valor obtenido de cada desplazamiento. Estos beneficios incluyen desde upgrades de clase hasta alojamiento gratuito.
5. **Sistemas de supervisión y aprobación directos e inmediatos**: Un sistema automatizado para la aprobación de viajes ahorra hasta un 70% del tiempo dedicado a este proceso. Centralizar las solicitudes y disponer de información en tiempo real facilita la gestión y reduce la posibilidad de errores o retrasos.
La guía presentada por Consultia Business Travel® demuestra un enfoque integral hacia la optimización de la gestión de viajes de negocios. La tecnología y la personalización, junto con una gestión financiera y operativa eficiente, no solo reducen los costes sino que también mejoran la experiencia del viajero, reforzando el valor de los viajes de negocio en la estrategia empresarial global.
