Toledo, 15 de diciembre de 2017.- El Gobierno regional ha aprobado el decreto por el que se regula la política de gestión de documentos del sector público de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, que garantiza la gestión y la información administrativa, el derecho de acceso de las personas a documentos y la conservación del patrimonio documental.
El Diario Oficial de Castilla-La Mancha (DOCM) publica hoy este decreto, que tiene por objeto el establecimiento de las normas y directrices por las que se ha de regir la política de gestión de documentos del sector público de la Administración regional y que fue uno de los asuntos que se trató en la Comisión de Administración Electrónica y Simplificación de Trámites Administrativos (CAESTA), que se ha celebrado esta semana y que ha presidido la viceconsejera de Administración Local y Coordinación Administrativa, Pilar Cuevas.
El texto publicado hoy en el DOCM tiene por finalidad promover el control de la gestión de documentos en cualquier soporte, físico o digital, desde su ingreso y captura hasta su eliminación o conservación permanente en el archivo único de la Administración de la Junta de Comunidades para, de esta forma, garantizar el acceso, seguridad, disponibilidad, confidencialidad y conservación de esos documentos y los derechos y obligaciones definidos en la legislación sobre transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.
De este modo, se prevé que todas las personas puedan acceder a unas determinadas prestaciones, que se encuentran recogidas en la carta de servicios del Archivo de Castilla-La Mancha, de acuerdo a una serie de compromisos de calidad y a los indicadores asociados a los mismos.
El decreto, que entrará en vigor en 20 días, establece que la política de gestión de documentos se deberá aplicar a todos los documentos y expedientes durante todas las etapas de su ciclo vital, desde su inicio hasta su custodia definitiva, para garantizar su autenticidad, integridad, seguridad, confidencialidad, calidad, protección a largo plazo, recuperación, accesibilidad, consulta y trazabilidad.
Los procesos que integran la gestión documental son la identificación de procedimientos y trámites administrativos, la captura, la clasificación, la descripción, la seguridad, el acceso y la valoración.
La política de gestión de documentos será aplicable a la documentación generada, reunida y conservada por los órganos de Gobierno y Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, las entidades de derecho público con personalidad jurídica propia vinculadas o dependientes de la Junta de Comunidades, las empresas del sector público regional cuyo capital social pertenezca mayoritariamente a la Administración de la Junta de Comunidades o a una entidad de derecho público dependiente o vinculada a ésta, las fundaciones del sector público regional cuyo patrono fundador sea la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha y dependan directamente de la misma y las corporaciones de derecho público en la documentación producida en el ejercicio de competencias delegadas de carácter público.
La Escuela de Administración Regional planificará las acciones formativas necesarias para la formación y capacitación de los empleados públicos encargados de la gestión y ejecución de esta política.
Comisión de Administración Electrónica y Simplificación de Trámites Administrativo
En la reunión de la CAESTA celebrada esta semana, además del mencionado decreto, se ha abordado la evaluación del Plan de Simplificación y Reducción de Cargas Administrativas para 2017, que consta de 43 procedimientos administrativos de los que se benefician anualmente más de 460.000 ciudadanos y cerca de 15.000 entidades, entre empresas, cooperativas, asociaciones y ayuntamientos, entre otros.
Tal como ha resaltado Cuevas, el Gobierno regional tiene como objetivo acercar y facilitar la relación de la ciudadanía con la Administración regional a través de la administración electrónica, gracias a la prestación de unos mejores servicios públicos.
Por otra parte, se ha informado a los miembros de la CAESTA de las implicaciones organizativas que supone la adecuación a la nueva normativa de protección de datos y se ha puesto de puesto de manifiesto la necesidad de seguir incrementando el número de procedimientos que se tramitan electrónicamente en su totalidad, de impulsar la formación de los empleados públicos en administración electrónica y de continuar con la renovación y actualización de las cartas de servicio.
