Son muchas las pequeñas y medianas empresas que deciden contratar los servicios de una gestoría para que les lleve toda la contabilidad, nóminas o presentación de impuestos ante la Agencia Tributaria. Pero para que estas garanticen un buen servicio es fundamental que cuenten con las herramientas adecuadas que les permita realizar su trabajo de forma eficaz, como puede ser un programa para gestorías específico, software para realizar nóminas o aplicaciones para contabilidad, entre otros.
A continuación, haremos un repaso por algunos programas que pueden ser de gran utilidad para el buen funcionamiento de cualquier gestoría.
1. Software de contabilidad
El programa de contabilidad es uno de los programas imprescindibles para cualquier gestoría. Este tipo de herramientas permite llevar un control riguroso y actualizado de las finanzas de las empresas clientes, facilitando la creación de balances, libros de cuentas, informes financieros y declaraciones de impuestos.
Características clave de un buen software de contabilidad
- Automatización de tareas contables: Desde la generación de facturas hasta la conciliación bancaria, un software de contabilidad moderno automatiza procesos que antes llevaban horas de trabajo manual.
- Cumplimiento fiscal: Estos programas suelen estar actualizados con las últimas normativas fiscales, lo que garantiza que las declaraciones de impuestos y demás documentos cumplan con las leyes vigentes.
- Generación de informes: Un software de contabilidad adecuado debe generar informes financieros detallados y personalizados, permitiendo a la gestoría ofrecer a sus clientes una visión clara del estado económico de su negocio.
- Cumplimentación modelos de impuestos: Estas herramientas de contabilidad también debería ofrecer la opción de mostrar la información necesaria para la cumplimentación de los diferentes modelos de impuestos que hay que presentar a lo largo del año.
2. Software de gestión de nóminas: eficiencia en la administración del personal
Otro programa esencial para una gestoría es el software de gestión de nóminas. Este tipo de herramientas permite gestionar de manera eficiente las remuneraciones de los empleados, los cálculos de impuestos, las cotizaciones a la Seguridad Social y las retenciones. Además, simplifica la elaboración de las nóminas y facilita el cumplimiento de las normativas laborales.
Cosas a tener en cuenta
- Cálculos automáticos: Un buen software de nóminas realiza automáticamente los cálculos de salarios, horas extras, bonificaciones y deducciones, lo que reduce el riesgo de errores.
- Gestión de ausencias y bajas: Facilita el seguimiento de las bajas laborales, permisos y vacaciones de los empleados, asegurando que se cumplan todas las disposiciones legales.
- Emisión de nóminas electrónicas: Muchos programas permiten la emisión y envío de nóminas electrónicas a los empleados, lo que ahorra tiempo y papel.
3. CRM (Customer Relationship Management)
La gestión de relaciones con los clientes es crucial para cualquier gestoría. Un CRM es una herramienta que permite organizar la información de los clientes, desde sus datos de contacto hasta el historial de interacciones, lo que facilita un seguimiento exhaustivo y la fidelización de los clientes.
Beneficios de un CRM
- Gestión centralizada de la información: Permite a la gestoría acceder a toda la información sobre sus clientes desde una única plataforma.
- Seguimiento de tareas y proyectos: Un CRM facilita el seguimiento de las gestiones realizadas con cada cliente, lo que ayuda a asegurar que se cumplan los plazos y las expectativas del servicio.
- Comunicación efectiva: Estas herramientas permiten enviar correos electrónicos automáticos, recordatorios de reuniones o plazos importantes, lo que mejora la relación con los clientes.
- Análisis de datos: Un CRM ofrece estadísticas sobre el rendimiento de la gestoría, permitiendo identificar oportunidades de mejora en la atención al cliente.
4. Software de facturación electrónica
Con la creciente digitalización, el uso de software de facturación electrónica es cada vez más necesario en las gestorías. Este tipo de programas permite generar, emitir y almacenar facturas de forma electrónica, facilitando el cumplimiento de las normativas fiscales y mejorando la eficiencia.
Ventajas
- Automatización del proceso de facturación: Genera y envía facturas de manera automática, eliminando la necesidad de procesos manuales.
- Cumplimiento con normativas: Asegura que las facturas cumplan con los requisitos legales, como el uso de firma digital o la validación del IVA.
- Almacenamiento seguro: Facilita la organización y almacenamiento de facturas de manera digital, reduciendo el espacio físico y mejorando la seguridad de los documentos.
5. Software de gestión documental
La cantidad de documentos que maneja una gestoría es enorme, por lo que contar con un software de gestión documental es clave para organizar, almacenar y acceder a los archivos de manera eficiente. Estas herramientas permiten digitalizar documentos, clasificarlos y acceder a ellos de forma rápida y segura.
Beneficios
- Reducción de papel: Al digitalizar los documentos, se minimiza el uso de papel y el espacio necesario para almacenar archivos físicos.
- Accesibilidad: Facilita el acceso rápido a cualquier documento desde cualquier lugar y en cualquier momento.
- Seguridad: Protege los documentos sensibles mediante encriptación y permite configurar permisos de acceso para garantizar que solo el personal autorizado pueda verlos.
Todos estos programas que hemos visto a lo largo de nuestra publicación garantizan el buen funcionamiento de cualquier gestoría. La clave está en elegir aquellos que mejor se adapten a las necesidades de cada una de ellas.
