El Gobierno de Castilla-La Mancha avanza en la administración electrónica
Toledo, 14 de junio de 2024.- El Gobierno de Castilla-La Mancha continúa avanzando en la administración electrónica, garantizando la validez, eficacia y autenticidad de los documentos digitales. Hoy, el Diario Oficial de Castilla-La Mancha (DOCM) ha publicado la orden de la Consejería de Hacienda, Administraciones Públicas y Transformación Digital, en la que se establecen los requisitos para la elaboración de copias electrónicas auténticas en sustitución de la documentación original en soporte físico o digital generada por las entidades que forman parte del subsistema de archivos de los órganos de Gobierno y Administración de la Junta de Comunidades.
El objetivo de esta orden es establecer el procedimiento y los requisitos básicos para eliminar los documentos en soporte papel, en otros soportes no electrónicos o en formatos electrónicos no interoperables, pertenecientes al patrimonio documental de la Junta de Comunidades, y sustituirlos por copias electrónicas auténticas.
La normativa busca garantizar la conservación de la información contenida en los documentos de la Junta de Comunidades, preservando su autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad, incluso si no se conserva el soporte físico original. Además, se establecen condiciones necesarias para integrar estas copias auténticas electrónicas en el sistema corporativo de información de la Junta.
La orden se aplica a documentos y expedientes en cualquier soporte, físico o digital, generados por entidades contempladas en la Ley de Archivos Públicos de Castilla-La Mancha. Quedan excluidos los documentos de procedimientos administrativos no finalizados, los que carezcan de valor administrativo, jurídico, histórico, científico o cultural, y las copias electrónicas parciales auténticas.
En cuanto a los requisitos de validez y eficacia de las copias electrónicas auténticas, se establece que deben realizarse a partir de un original o de otra copia auténtica. Los órganos competentes para expedir estas copias son aquellos responsables de emitir los documentos originales y el personal funcionario habilitado de la Consejería de Hacienda, Administraciones Públicas y Transformación Digital.
Las copias electrónicas deben cumplir con el Esquema Nacional de Interoperabilidad, el Esquema Nacional de Seguridad y la Norma Técnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copia auténtica y conversión entre documentos electrónicos. Además, deben garantizar autenticidad, integridad, seguridad, confidencialidad, calidad, protección a largo plazo, recuperación, accesibilidad, consulta y trazabilidad, transfiriéndose al Archivo Electrónico Único de la Junta de Comunidades.
En cuanto al procedimiento de digitalización y eliminación de documentos originales, se realizará de acuerdo con las normativas correspondientes y el dictamen de la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla-La Mancha. La orden, diseñada por la Viceconsejería de Administración Local y Coordinación Administrativa de la Consejería de Hacienda, Administraciones Públicas y Transformación Digital, entra en vigor el 15 de junio de 2024, un día después de su publicación en el DOCM.
