El Diario Oficial de Castilla-La Mancha (DOCM) ha difundido una nueva normativa emitida por la Consejería de Hacienda, Administraciones Públicas y Transformación Digital, que establece los lineamientos para crear copias electrónicas auténticas de documentos, esto contribuirá al progreso de la administración electrónica, asegurando la legalidad y fiabilidad de los documentos digitalizados de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
La orden tiene como fin fijar la metodología y los requerimientos básicos para desechar la documentación en papel o en otros soportes que no sean electrónicos, incluyendo los formatos digitales que no sean interoperables, pertenecientes al patrimonio documental de la Junta. El Gobierno regional, en un comunicado de prensa, señaló que esta iniciativa pretende sustituir dichos documentos por réplicas electrónicas confiables.
Dicho mandato prevé una solución paulatina a la problemática actual, regulando las condiciones que aseguren la conservación y la integridad de la información que los documentos oficiales contienen, aun cuando no se conserve el medio físico primigenio. Todo esto, sin menoscabo de la autenticidad, integridad, confiabilidad y disponibilidad, al tiempo que estas reproducciones electrónicas van siendo incorporadas al sistema de gestión de datos corporativo de la Junta.
Las regulaciones serán aplicables a los documentos y expedientes, ya estén en papel o digitalizados, resultantes de procedimientos normados o que sirvan de evidencia informativa a individuos e instituciones, creados por las entidades contempladas en la ley de Archivos Públicos de Castilla-La Mancha. Quedan fuera del alcance de la normativa aquellos documentos que estén vinculados con procedimientos administrativos inconclusos o que no posean valor alguno ya sea en el plano administrativo, jurídico, histórico, científico o cultural; igualmente las reproducciones electrónicas auténticas sectoriales.
Para la validez y eficacia de las versiones digitales, el DOCM estableció que deben proceder de un documento original o de otra copia ya autenticada. La responsabilidad de emitir dichas copias recayendo sobre las dependencias originales o sobre funcionarios asignados de la Consejería, quienes deberán actuar bajo el marco del Registro de Personal Funcionario Habilitado de la Junta.
La confección de las copias deberá cumplir con lo establecido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y Seguridad, así como las directrices de la Norma Técnica de Interoperabilidad en materia de copias auténticas y la conversión de documentos electrónicos. Estas copias han de asegurar la autenticidad, integridad, confidencialidad, y un largo etcétera de garantías de seguridad e integridad, culminando en su integración en el Archivo Electrónico Único de la Junta.
En lo concerniente a la digitalización para la emisión de réplicas digitales, ella será ejecutada acorde con las Normas Técnicas de Interoperabilidad correspondientes, tanto de Digitalización de Documentos como de Documento Electrónico. La eliminación de documentos originarios para ser suplantados por sus versiones digitales seguirá el proceso dictaminado por la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla-La Mancha y el Subsistema de Archivos de los Órganos de Gobierno y Administración.
Esta regulación, concebida a través de la Viceconsejería de Administración Local y Coordinación Administrativa, parte de la Consejería de Hacienda, Administraciones Públicas y Transformación Digital, tomó efectividad el día subsiguiente a su publicación en el DOCM, siendo efectiva a partir del 15 de junio. Con la implementación de esta disposición, Castilla-La Mancha da un significativo paso hacia la consolidación del gobierno electrónico y la modernización de la administración pública.
