El Gobierno de Castilla-La Mancha, a través de la Consejería de Hacienda, Administraciones Públicas y Transformación Digital, ha aprobado una norma técnica destinada a mejorar la gestión documental de los procedimientos y trámites de la Junta de Comunidades. Este avance se centra en la incorporación de metadatos en los expedientes administrativos, lo que optimizará la localización, recuperación y control de la información generada de forma más efectiva y accesible para la ciudadanía y los empleados públicos.
Los metadatos, definidos generalmente como conjuntos de datos que sirven de índice informativo en la búsqueda e identificación de archivos, se consideran fundamentales para el buen gobierno de la información, tal y como informó la Junta en una nota de prensa. Funcionan de manera similar a un catálogo de biblioteca, permitiendo acceder rápidamente al contenido deseado.
Esta implementación, que tiene lugar tras la conmemoración del Día Internacional de los Archivos el 9 de junio, se llevará a cabo en los aproximadamente 2.500 procedimientos ya catalogados en el Sistema Integrado de Atención a la Ciudadanía (SIACI) de la Junta de Comunidades, así como en los nuevos procedimientos que se desarrollen. Los órganos responsables del proceso incluyen los creadores de cada procedimiento, los equipos encargados de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones, Protección de Datos y el Archivo de Castilla-La Mancha.
Con esta iniciativa, Castilla-La Mancha no solo garantizará la autenticidad y fiabilidad de los documentos administrativos sino que también promoverá su interoperabilidad entre distintas áreas de la administración regional. Además, se facilitará su almacenamiento en el Archivo Electrónico Único de la Junta, lo que conllevará a una progresiva eliminación de la documentación física a favor de un acceso y consulta más sencillos para todos los interesados.
La importancia de los metadatos reside no solo en la facilitación de servicios web y la interoperabilidad administrativa, sino también en la posibilidad de compartir y reutilizar la información de manera eficiente, contribuyendo así al retorno de la inversión en sistemas de datos. Estos también abarcan la reducción de cargas de trabajo al simplificar la integración de datos de diversas fuentes, la consistencia en terminología, la prevención del uso inapropiado de datos y la ayuda a su interpretación sin requerir consulta a los autores de los documentos.
En conclusión, la Viceconsejería de Administración Local y Coordinación Administrativa de Castilla-La Mancha considera que la adopción de esta primera norma técnica para el archivo y recuperación rápida de metadatos incrementará la gestión efectiva y democrática de documentos en el ámbito del sector público regional, marcando un precedente significativo en el compromiso por una gestión más transparente y accesible.
